忘年会の準備!幹事がやることチェックリスト!

投稿日:2016年11月30日 更新日:

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年末になると仕事納めに合わせて、忘年会を開催する会社は多いのではないでしょうか。
上司の人から突然『今回の忘年会の幹事はキミに頼むから』なんて言われた方も中にはいると思います。初めて幹事をする方は、何から準備をすれば良いのかわからず、戸惑ってしまうことでしょう。
今回はそんな方のために、忘年会を成功させるためには何を準備すればよいのかについて詳しくお話したいと思います。
準備期間ごとに分けてお話をしますので、記載のある番号を意識しながら準備し、スムーズに忘年会を開催できるよう、準備を始めましょう。

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開催日4週間前までの準備

①開催時期の決定

忘年会の開催時期は会社によって異なりますが、12月中旬に行う会社が多いようです。
会社によっては仕事納めの日にやることもあれば、11月中にやることもあるようです。
開催時期は前もって上司の方に相談しておくとよいでしょう。

②開催日時の決定

ある程度時期が決定したら、今度は具体的に開催する日を決めましょう。
日程を決める際に考えるべき項目がいくつかありますので記載します。
□ 上役の方のスケジュールに合わせる
□ 店の予約が取れやすい日にする
□ 参加者ができる限り集まるような日にする

この3点を踏まえたうえで、決定をするようにしましょう。

③参加人数の決定

開催する日付が決まったら、今度は参加する人数を決めましょう。
参加人数が決まらなければお店の予約もできませんので、参加できる人数を把握しておきましょう。まだ開催日まで余裕がありますので、参加人数が極端に少なくなってしまうことを避けるために、参加予定者の方々に事前に参加確認をとっておくと良いと思います。
確認をする際は、会社のメールを使って一斉送信するのがオススメです。
参加確認メールの例文を紹介しますので参考にしてみてください。

件名:忘年会の参加確認と日程について

本文:
各位

お疲れ様です。
○○部△△課の××でございます。

本年も残すところ、あと僅かになりました。
早速でございますが、親睦と交流を兼ねて、
今年も恒例の忘年会を開催する予定でございます。

開催予定日に関しましては、下記日程を予定致しております。
つきましては皆様の参加可否について事前確認をさせて頂きたく存じます。

【忘年会 開催候補日】
12月28日(火) 19:00~

出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて○月○日までにお知らせください。
締切日までにご連絡がない場合は不参加とさせて頂きますのでご了承くださいませ。

以上、よろしくお願い申し上げます。

④開催会場の予約

人数がある程度決まったら、お店もある程度絞ることができると思います。
例年決まった場所で行っている場合はそのお店に、決まっていなければ上役に相談し
好みなどを聞いたうえで決めるのも良いかもしれません。
候補のお店が出揃いましたら、それぞれのお店に連絡を入れましょう。
確認すべき項目は以下の通りです。
□ 参加人数に対応できるか
□ 予算がいくらか
□ 開催日の空席状況
□ 宴会プランはあるか
□ 人数変更になる場合の連絡期限
□ キャンセル料の有無
□ 料理やドリンクの種類

予算がわかれば、参加人数の一人当たりの参加費も計算ができると思います。
また余興でゲームを行い、景品を用意する場合はその金額も含めて参加費を計算しましょう。

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開催日3週間前までの準備

⑤案内メールの送信

開催日時とお店の予約が済んだら、今度は参加予定者の方々に報告をしましょう。
これも参加確認と同様、一斉送信メールで送るのが良いでしょう。
案内メールの例を紹介しますので、参考にしてみてください。

件名:忘年会開催日時のご連絡

本文:

各位

お疲れ様です。
○○部△△課の××でございます。

今年も残すところあと僅かとなりました。
早速ですが、親睦と交流を兼ねた恒例の営業部忘年会を下記の通り開催いたします。
年末のお忙しい時期ではありますが、是非ご参加くださいませ。

【忘年会 開催日時】
12月28日(火) 19:00~
会場名:○○
会場住所:東京都○○
交通:△△線 ××駅 徒歩3分
会場TEL:03-××××-××××
参加費:5,000円
参加費回収:○月○日までに××が集金に伺います。

尚、参加のキャンセルは、開催日2日前までに○○部△△課の××までご連絡ください。
それ以降のキャンセルは会費が発生してしまいます。ご了承ください。

以上、よろしくお願い申し上げます。

⑥進行スケジュールの作成

当日の進行スケジュールを前もって作成しておきましょう。
スケジュールがある程度決まれば、やらなければならないことも明確になります。
簡単にスケジュールの例を記載しますので、参考にしてみてください。
今回は19:00開催の場合を例にしてみました。

時間 行動 詳細
18:00 幹事到着 受付準備・最終チェック
18:30 受付開始 参加者名簿などを持っていると良い
19:00 開会の挨拶 幹事・司会者が挨拶
19:10 乾杯の挨拶 スムーズに挨拶に移れるように誘導
19:15 お食事・歓談タイム 気配りが大切
20:15 余興 演芸やビンゴゲーム等
21:30 上役の挨拶 社長や取締役からの来年の抱負など
21:45 閉会の挨拶 幹事・司会者が挨拶
22:00 終了 2次会がある場合は2次会へ誘導

⑦挨拶の依頼

スケジュールにも記載のある乾杯の挨拶や上役の挨拶をしてもらう方にお願いにあがりましょう。メールではなく、直接訪問し依頼するのが礼儀です。誠意を込めてお願いをしましょう。

⑧お手伝いさんの依頼

大人数で忘年会をする場合、全てを一人でこなすのは正直難しいと思います。
お店の下見や景品選び等、やらなければいけないことは山ほどあります。
なので、事前に手伝ってもらえそうな方に声をかけ、仕事分担をするようにしましょう。

⑨余興内容の準備

忘年会で一番大切な内容がこれです。
余興の内容をしっかり準備したかどうかで忘年会が成功するかどうかが決まるといっても過言ではありません。
ゲームをするのであればどのようなゲームをするのか、景品は何にするのか。
芸をするのであればどのようなものをしてもらうのか、参加人数は何人か、誰に依頼するのか。
依頼する内容をしっかり考えたうえで、お願いできる人に頼み込みましょう。

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開催日1週間前までの準備

⑩予約店への最終確認

予約がしっかり入っているか最終確認をしましょう。
確認事項は以下の項目を確認すると良いです。
□ 予約日時
□ 予約コース
□ 予約人数

⑪参加者の最終確認

参加予定者の方々に最終的な参加確認を行いましょう。
メールでも構いませんが、お店に人数変更を伝えられる期限まであまり日数がありませんので、直接伺って聞くのが良いでしょう。人数が多い場合はメールでも良いと思います。
急遽参加できなくなった人や、逆に参加できるようになった人もいうと思いますので参加予定者の方々の状況を把握し、人数の最終確認を行い、参加者名簿を作成しましょう。参加者名簿に記載すべき内容は以下の通りです。
□ 氏名
□ 部署
□ 連絡先

また、参加者が確定したら席順も決めてしまいましょう。
上役は上座、新人は下座を原則として配置を決めていきましょう。

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開催日前日までの準備

⑫リハーサル

考えた予定表を確認し、司会・信仰の内容を最終確認しましょう。
できれば内容を暗記するくらいまで繰り返すと当日失敗のリスクを減らす事ができます。

⑬参加費回収の最終確認

参加費を回収する場合は、事前に作成をした参加者名簿に沿って回収を行いましょう。
参加費を回収した方については参加者名簿の氏名の横にチェックを付けるなどしてわかりやすく印をつけるようにしましょう。

 

開催日当日

⑭受付で人数の最終確認

事前に作成した参加者名簿に沿って参加者が揃っているかどうかを確認しましょう。
もし来ていない人がいる場合は、連絡を取るなどしてすぐに対応をするようにしましょう。

⑮会場への気配り

いざ忘年会が始まったら、周囲への気配りに徹底しましょう。
退屈そうにしている人はいないか、体調悪そうにしている人はいないか、飲み物がない人はいないか、食べ物はいきわたっているか等々、忘年会がスムーズに回るよう、気配りをしましょう。一人では大変ですので、お手伝いさんにも協力してもらい、盛り上がるように頑張りましょう。

⑯二次会への誘導

もし二次会のお店を予約してい場合は、終了後、スムーズに誘導できるようにしましょう。
体調が悪くなってしまい、参加できなくなってしまう人もいると思いますので、参加人数もしっかりと確認しましょう。

⑰閉会までしっかりと

二次会も無事終わり、宴もたけなわで解散!となったときはしっかりと会を締めましょう。
よくある例として、『一本締め』というものがあります。『よお~!パン!』というやつですね。一本締めをする前に、一言本日の参加のお礼を述べてから行うと良いでしょう。

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さいごに

さてさて長くなりましたが、忘年会は年を締めくくる大切な会です。
一年お世話になった方々に気持ちよく年を越してもらえるよう、幹事になった際には事前準備をしっかりして当日を迎えるようにしましょう。

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